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二级秘书办工事务和管理指导:办公室的布置与美化


  一、办公室的布置要素

  办公室的物质条件,应加以适当的设计,所有物质工作条件的主要要素为:(一)光线;(二)颜色;(三)音乐;(四)空气;(五)声音。这些要素不应分开设计,它们相互之间,不仅具有密切的关系,且与办公室的位置、布置、设计、机械等也有关。譬如,光线与颜色有关,而颜色又与办公室的布置有关。因此,上述要素的设计应注意互相协调。

  (一)光线

  充足的光线是办公室环境的重要因素之一。办公室的光线应使工作人员易看且不易疲劳。只有光线充足、舒适,才能够使工作人员减少疲劳、减少错误,做更多的工作,保持充沛的精力。  办公室光线的来源包括自然光、日光灯及白炽灯。自然光有益于心理的健康,但因早晚光线不一,因此需有其人造光以弥补光线不足。日光灯能提供大量的照明,最适宜办公室布置。

  办公室光线系统的基本设计共有五种:直接光、半直接光、间接光、半间接光、直接间接光。其中,采用间接光或直接间接光较为优良。适当地提高办公室的光线的经费,是一种健全的投资。良好的光线约占办公室总工作成本的2%,而不良光线亦占总工作成本的0.5%。即仅增加总成本的1.5%,就在光线方面获得舒适、准确及精神上的满足。根据许多的研究显示,能提供适当的光线,则办公室的效率能提高10%-15%。

  (二)颜色

  颜色会影响人类的情绪、意识及思维。譬如颜色通常对于人类的血压及性情产生重要的影响。某颜色对于某些人有舒适的感觉;另外的颜色却有相反的效果,有些颜色使人心情放松;有些颜色则令人感觉郁闷。有些颜色能加速心智的活动;有些颜色则降低心智的活动。

  黄色、橙色与红色称为暖色,这些颜色令人心理上感到温暖与愉快。反之,蓝色、紫色与绿色称为冷色,它们令人感到平静。浅黄色、灰褐色与象牙色等淡色,令人有适度兴奋之感。

  目前办公室的颜色是趋向于单色化,亦即地板、增与窗帘的颜色要调和,然后再加上一种较鲜亮的颜色。譬如,先选择桌子的颜色,然后地毯的颜色选择与桌子的颜色相调和,而较地毯淡的颜色,可作为墙壁与窗帘的颜色。椅子或附属品如图画、桌子附属品、灯,则可爱要用鲜艳的颜色。

  总之,地板的颜色宜较墙壁的颜色深,墙壁的颜色则应较天花板为深。会议会客室宜用黄色或赤色。办公室夏季用蓝色与绿色,冬季宜用黄色与橙色。天花板的颜色,以白色为最佳。地板的颜色宜采用棕色,较不易污染。桌面的颜色则宜浅。下列地点的颜色采纳原则建议如下:

  普通办公室:天花板宜用白色,面对职员的墙壁宜用冷色,其他墙壁的颜色宜用暖色如浅黄色。所有墙壁的颜色应注意互相调和。

  会议室:以浅色与中性的颜色为最佳。  会客室:以欢愉的、中性的颜色为最佳。

  走廊:宜用明亮的颜色,因其缺少自然光线。

  休息室:男宜用蓝色;女宜用淡红色。

  私人办公室:深的和鲜艳的颜色,视主人之偏好而定。

  地下室与贮藏室:宜用具有高度反射光线的颜色。

  二、办公室布置的原则

  采用一大间办公室,对于光线、通风、监督、沟通,比采用同样大小的若干办公室为优。使用同样大小桌子,可增进美观,并促进职员的相互平等感。使同一地区的档案柜与其他柜子的高度一致,以增进美观。采用直线对称的布置,避免不对称、弯曲与成角度的排列。工作流程应成直线,避免倒退、交叉与不必要的文书移动。相关的部门,应置于相邻的地点,并使性质相同的工作便于联系。将通常有许多外宾来访的部门,置于入口处,若不可能时,亦应规定来客须知,使来客不干扰其他部门。将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散心力及造成拥挤之处。应预留充分的空间,以备最大的工作负荷的需要。主管座位应位于部属座位之后方,使主管易于观察工作地点发生的事情。使全体职员的座位面对同一方向,不可面对面。自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。避免在总办公室相邻之处设私人办公室,因其切断总办公室的自然光线。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。采用屏风当墙,因其易于架设,且能随意重排。可采用平滑或不透明玻璃的屏风,可提供良好的光线及通风。装设充分的电插座,供办公室设备与机械之用。将需要使用嘈杂设备与机械的单位,设于防声之处,以避免干扰其他部门。常用的设备与档案,应置于使用者附近,切勿将所有的档案,置于死墙之处。档案柜应背对背放置。考虑将档案柜放置于墙角的可能性。倘可能时,应设休息处,作为公余休息、自由交谈及用午膳之所。供应便利充分的体息设备。对未来的变化应加预测,使布置易适应变化。
三、办公室布置的程序  对各部门的业务及工作内容与性质,加以考察与分析,以明确各部门及各员工间的关系,而供决定其位置时的依据与参考。
列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需的空间,设定其空间大小。通常办公室的大小,因各人工作性质而异。但一般而言,每人的办公室间,大者可3-10平方米,普通者1.5-8平方米即可以。

  根据工作需要,决定所需的家具、桌椅等,列表分别详细记载。

  依据这些步骤所得结果,加以研究与计划,绘制办公室座位布置图,然后依图布置之。

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更新时间2022-03-13 11:02:57【至顶部↑】
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